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Eure Fragen.

Unsere Antworten.

Häufige Fragen zu unseren Recruiting-Kampagnen

Hier findet ihr Antworten zu Ablauf, Bewerbern, Qualifizierung und Zusammenarbeit unserer Recruiting-Kampagnen.

1. Allgemeines zur Zusammenarbeit mit Talency

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Unser Performance Recruiting ersetzt keinen bestehenden Auswahl- oder Einstellungsprozess. Wir verstehen uns als strategische Ergänzung eurer Recruiting-Abläufe und als spürbare Entlastung eurer internen Ressourcen. Unser Ziel ist es, euch ausschließlich vorqualifizierte Bewerber zu übermitteln, sodass ihr euch vollständig auf den Auswahl- und Entscheidungsprozess konzentrieren könnt. Unser Fokus liegt auf:

• Reichweite & Sichtbarkeit der Stelle • Mehr Aufmerksamkeit auf euch als Arbeitgeber (z.B: Karriereseite, Social Media Kanäle) • Vorqualifizierung der Bewerber • Entlastung eurer internen Ressourcen Den weiteren Auswahl- und Entscheidungsprozess nach Übermittlung der Kandidaten von uns an euch (z.B. Absagen, Nachforderung Unterlagen) gestaltet ihr wie gewohnt intern.

Wir veröffentlichen keine regulären Beiträge (Posts) auf euren Social-Media-Profilen. Im Rahmen unserer Recruiting-Kampagnen erstellen wir gezielte Werbeanzeigen (Ads), die potenziellen Bewerbern in der definierten Zielregion über Instagram und Facebook ausgespielt werden. Die Ausspielung kann auf zwei Wegen erfolgen: • über eure bestehenden Unternehmenskanäle • alternativ über unseren eigenen Recruiting-Kanal „öffentlich gesucht“ Unabhängig vom gewählten Weg sind eure Unternehmenslogos auf den Werbemitteln sichtbar. So ist für Bewerber klar erkennbar, welches Unternehmen hinter der Anzeige steht. Wichtig: Es handelt sich um bezahlte Werbeanzeigen - nicht um organische Social-Media-Posts.

Unsere Kampagnen werden gezielt in der definierten Zielregion über Instagram und Facebook ausgespielt. Die Anzeigen erreichen sowohl aktiv suchende als auch wechselbereite Fachkräfte.

2. Bewerber & Vorqualifizierung (Talency)

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Nach Eingang einer Bewerbung führen wir ein strukturiertes Erstgespräch. Dabei prüfen wir: • fachliche Must-have-Kriterien • relevante Berufserfahrung • Wechselmotivation • Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitszeit, Pendelbereitschaft)

Wir fordern weitere Unterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse nicht aktiv an. In Einzelfällen reichen Bewerber jedoch freiwillig zusätzliche Dokumente ein. Wir empfehlen, relevante Unterlagen erst von offizieller Seite anzufordern, sobald ein Kandidat grundsätzlich für euch in Frage kommt.

Werden die fachlichen Mindestanforderungen nicht erfüllt, übernehmen wir die Absage direkt im Erstgespräch. Absagen erfolgen ausschließlich auf fachlicher Basis. Mögliche Gründe können unter anderem sein: fehlende Qualifikationen, nicht ausreichende Berufserfahrung, nicht erfüllte notwendige Rahmenbedingungen oder eine geistige beziehungsweise körperliche Beeinträchtigung, die eine Ausübung der Tätigkeit objektiv unmöglich macht.

Merkmale wie Alter, Herkunft oder Geschlecht spielen dabei keine Rolle.

All unsere Recruiterinnen durchlaufen eine AGG-Schulung und werden regelmäßig weitergebildet, um Chancengleichheit im Bewerbungsprozess sicherzustellen.

Erfüllt ein Bewerber die definierten Anforderungen, informieren wir ihn aktiv über eure Benefits und eure individuellen Vorteile als Arbeitgeber, um Motivation und Verbindlichkeit von Anfang an möglichst hoch zu halten.

Darüber hinaus ist es wichtig, auch über unseren Kontakt hinaus ein möglichst positives Bewerber-Erlebnis sicherzustellen.

3. Umgang mit Bewerbern (eure Rolle)

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Sobald wir euch ein Kandidatenprofil übermitteln, liegt die weitere Kommunikation und Prozessverantwortung vollständig bei euch.

Wir empfehlen:

• bei positivem Eindruck eine schnelle Kontaktaufnahme • bei Verzögerungen zumindest eine kurze Zwischeninformation • eine kurze Info (Telefon oder Mail) mit einem transparenten Zwischenstand zu den nächsten Schritten oder wann die Auswahlgespräche geplant sind

Eine zeitnahe und wertschätzende Rückmeldung stärkt die Candidate Experience, erhöht die Verbindlichkeit der Bewerber und wirkt sich positiv auf euer Arbeitgeberimage aus.

Sollte ein Kandidat nach der Übergabe nicht in Frage kommen, bitten wir um eine kurze Absage von offizieller Stelle (durch euch).

Ab Übergabe des Profils liegt die Verantwortung für Absagen vollständig bei euch - inklusive aller weiteren Schritte im Recruitingprozess. Vor persönlichen Auswahlgesprächen reicht in der Regel eine Standard-Absage per Mail aus. Auf Wunsch stellen wir euch gerne eine neutrale Absagevorlage zur Verfügung.

Für uns - und für den nachhaltigen Erfolg eurer Kampagnen - ist ein nachvollziehbares Feedback zu den konkreten Absagegründen besonders wichtig. Nur so können wir unsere Zielgruppenansprache und Vorqualifizierung kontinuierlich optimieren und die Qualität der übermittelten Kandidaten weiter steigern.

In den meisten Fällen melden sich Bewerber erneut bei uns, wenn sie über einen längeren Zeitraum keine Rückmeldung erhalten haben. In diesen Fällen informieren wir euch entsprechend.

Dennoch sollten diese Situationen im besten Fall vermieden werden, weil fehlende Rückmeldungen:

• das Arbeitgeberimage schädigen • dazu führen, dass gute Fachkräfte abspringen • zukünftige Recruitingprozesse negativ beeinflussen

Wir empfehlen daher eine transparente, wertschätzende und zeitnahe Kommunikation im gesamten Auswahlprozess.

EXTRA TIPP: Die meisten Einstellungen erzielen Kunden, die sich innerhalb von 3-5 Tagen nach Erhalt des Profils bei den Bewerbern melden, über den weiteren Prozess informieren oder direkt zu Gesprächen einladen.

4. Unterlagen & Bewerbungsinfos

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Für das erste Screening ist das von uns übermittelte Profil in der Regel ausreichend. Bei positivem Eindruck empfehlen wir: • gezielt weitere Unterlagen anzufordern (z. B. Zeugnisse) • idealerweise kombiniert mit einer kurzen Information zum weiteren Bewerbungsprozess Von der Anforderung eines klassischen Anschreibens raten wir ab. Die Motivation und Beweggründe stellen wir bereits im Bewerberprofil transparent dar.

5. Zusammenarbeit & Erreichbarkeit

Es ist wichtig, deine Stärken hervorzuheben. Lass uns potenziellen Kunden klar zeigen, was dich von der Konkurrenz abhebt.

Während einer laufenden Kampagne sollte immer ein erreichbarer Ansprechpartner benannt sein. Ist der Hauptansprechpartner abwesend, bitten wir um: • die Benennung einer Vertretung • eine kurze Information an uns So stellen wir eine reibungslose Kommunikation mit Bewerbern sicher.

Grundsätzlich bitten wir euch IMMER um Feedback zu den übermittelten Kandidatenprofilen - ganz egal, ob negativ oder positiv. Dieses Feedback ist so wichtig, weil es uns hilft:

• unsere Vorqualifizierung weiter zu optimieren • künftige Gespräche noch gezielter vorzubereiten • Anforderungen bei Bedarf nachzuschärfen • die Qualität der Bewerber langfristig zu steigern

Nur durch eine transparente Rückmeldung können wir eure Kampagnen kontinuierlich verbessern und noch passgenauer auf eure Erwartungen ausrichten.

6. Wenn Bewerber ausbleiben

Es ist wichtig, deine Stärken hervorzuheben. Lass uns potenziellen Kunden klar zeigen, was dich von der Konkurrenz abhebt.

Wenn durch eine Kampagne nur wenige oder keine Bewerbungen eingehen, kann das unterschiedliche Ursachen haben. Aus unserer Erfahrung liegen die Gründe häufig in folgenden Bereichen:

• Verwendung von Stock-Material oder unprofessionell wirkenden Fotos und/oder Videos • Eine insgesamt wenig attraktive oder unübersichtliche Außendarstellung (z.B. Karriere-Webseite, Social-Media-Auftritt) • Eine sehr kleine Zielgruppe bzw. eine schwierige Marktlage mit hoher Konkurrenz • Regionale oder saisonale Einflussfaktoren • Anforderungen oder Benefits, die nicht marktgerecht oder wenig wettbewerbsfähig sind

Eine realistische Einschätzung dieser Faktoren hilft dabei, gezielt Optimierungen vorzunehmen und die Kampagnenperformance nachhaltig zu verbessern.

7. Rechtlicher Rahmen & Gleichstellung

Es ist wichtig, deine Stärken hervorzuheben. Lass uns potenziellen Kunden klar zeigen, was dich von der Konkurrenz abhebt.

Die besonderen Gleichstellungs- und Beteiligungspflichten im öffentlichen Dienst sind uns aus der Zusammenarbeit mit Kommunen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen sehr gut bekannt. Unser gesamter Prozess ist AGG-konform aufgebaut. Konkret bedeutet das: • diskriminierungsfreie Werbegrafiken • vollständige Weiterleitung schwerbehinderter Bewerber • freiwillige Abfrage einer Schwerbehinderung ausschließlich zur korrekten Weiterleitung • Absagen ausschließlich aus fachlichen Gründen • verpflichtende AGG-Schulungen für alle Recruiter*innen Die rechtliche Verantwortung für Einladungen und Auswahlentscheidungen verbleibt jederzeit beim öffentlichen Auftraggeber.

Im öffentlichen Dienst empfehlen wir grundsätzlich: Zuerst Talency beauftragen, anschließend die Stelle ausschreiben. So können Kampagnen optimal vorbereitet, Inhalte abgestimmt und rechtliche sowie kommunikative Aspekte frühzeitig berücksichtigt werden. Die konkrete Abstimmung erfolgt individuell im gemeinsamen Gespräch.

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