Erfahrungsbericht.
Messbare Ergebnisse aus dem öffentlichen Dienst.
Sachbearbeitung Lohnbuchhaltung (m/w/d)
Gerade bei spezialisierten Verwaltungsaufgaben wie der Lohnbuchhaltung zählt nicht die Menge der Bewerbungen, sondern deren fachliche Passung.
Vor dieser Herausforderung stand die Stadt Weinstadt. Mit einer gezielten digitalen Recruiting-Kampagne konnten innerhalb eines Monats mehrere qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber gewonnen und die Stelle erfolgreich besetzt werden.
Ergebnisse der Kampagne
Laufzeit: 31 Tage
13 qualifizierte Bewerbungen
1 erfolgreiche Einstellung
Damit stand der Stadt innerhalb kurzer Zeit eine deutlich größere Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten für die Besetzungsentscheidung zur Verfügung.
Ausgangssituation: Erfolglose Ausschreibung trifft auf konkreten Zeitdruck
Die Stadt Weinstadt beschäftigt rund 670 Mitarbeitende und steht bei der Personalgewinnung im Großraum Stuttgart in einem intensiven Wettbewerb mit anderen öffentlichen Arbeitgebern und der Privatwirtschaft.
Die Herausforderung
Eine vorherige Ausschreibung für die Lohnbuchhaltung hatte kein überzeugendes Ergebnis gebracht. Gleichzeitig entstand durch die anstehende Mutterschafts- und Elternzeit einer Mitarbeiterin ein klarer zeitlicher Rahmen für die Nachbesetzung.
Eine längere Vakanz hätte bedeutet, dass die anfallenden Aufgaben innerhalb des bestehenden Teams zusätzlich aufgefangen werden müssen.
Statt die Stelle lediglich erneut über klassische Kanäle auszuschreiben, sollte deshalb gezielter vorgegangen werden: mehr relevante Reichweite, eine klare Vorauswahl und möglichst wenig zusätzlicher Aufwand für das Personalteam.
Ziel: Schnell eine belastbare Auswahl geeigneter Fachkräfte schaffen
Für die Stadt ging es nicht darum, einen möglichst großen Bewerbungseingang zu erzeugen. Vielmehr sollten innerhalb des begrenzten Zeitfensters genügend fachlich geeignete Kandidatinnen und Kandidaten erreicht werden, um eine fundierte Auswahl treffen zu können.
Gleichzeitig sollte die Vorqualifizierung dafür sorgen, dass sich das Personalteam auf tatsächlich relevante Profile konzentrieren kann.
Strategie: Reichweite und Bewerberqualität miteinander verbinden
1. Über klassische Jobportale hinaus sichtbar werden
Die digitale Kampagne erweiterte die bisherigen Recruiting-Kanäle und sprach auch Personen an, die nicht aktiv auf Stellenbörsen nach einer neuen Position suchten.
2. Interessierte frühzeitig qualifizieren
Bereits im Bewerbungsprozess wurden zentrale Voraussetzungen abgefragt. Ergänzend ermöglichte die persönliche Vorqualifizierung einen genaueren Blick auf Berufserfahrung, Motivation und Wechselbereitschaft.
3. Nur relevante Profile in den Auswahlprozess geben
Statt das Personalteam mit möglichst vielen Kontakten zu konfrontieren, lag der Fokus auf einer gezielten Vorauswahl. Dadurch konnten die Verantwortlichen ihre Zeit unmittelbar in die aussichtsreichsten Kandidatinnen und Kandidaten investieren.
Erfahrung aus der Praxis: Eine erneute Ausschreibung braucht nicht zwangsläufig den gleichen Ansatz
Der Case der Stadt Weinstadt zeigt, dass eine zuvor erfolglose Ausschreibung nicht automatisch bedeutet, dass keine geeigneten Fachkräfte verfügbar sind.
Entscheidend kann vielmehr sein, wie und wo die Zielgruppe angesprochen wird und wie konsequent die Bewerberqualität bereits vor dem eigentlichen Auswahlverfahren geprüft wird.
Mit 13 qualifizierten Bewerbungen entstand innerhalb von 31 Tagen eine belastbare Auswahl für eine Position, deren vorherige Ausschreibung noch ohne überzeugendes Ergebnis geblieben war.
Fazit
Die Stadt Weinstadt konnte die Sachbearbeitung Lohnbuchhaltung (m/w/d) trotz des zeitkritischen Besetzungsbedarfs innerhalb von 31 Tagen erfolgreich besetzen.
Durch die Kombination aus digitaler Reichweite und strukturierter Vorqualifizierung gelang es, eine hohe Zahl passender Kandidatinnen und Kandidaten zu erreichen und gleichzeitig den internen Auswahlprozess auf relevante Profile zu konzentrieren.
