Erfahrungsbericht.
Messbare Ergebnisse aus dem öffentlichen Dienst.
Sachbearbeitung Einkauf & Materialwirtschaft (m/w/d)
Wie gelingt es einer Kommune, eine administrative Fachposition zu besetzen – wenn eine Vakanz über längere Zeit bestehen bleibt und gleichzeitig Wissenstransfer dringend gesichert werden muss?
Dieser Erfahrungsbericht zur Mitarbeitergewinnung im öffentlichen Dienst zeigt, wie die Technischen Dienste Birkenfeld (Gemeinde Birkenfeld) die Stelle als Sachbearbeitung Einkauf & Materialwirtschaft (m/w/d) mithilfe digitaler Recruiting-Strategien erfolgreich besetzen konnten.
Ergebnisse der Kampagne
Laufzeit: 1 Tag
7 qualifizierte Bewerbungen
1 erfolgreiche Einstellung
Innerhalb kürzester Zeit konnten mehrere geeignete Kandidaten erreicht werden. Die Stelle wurde schnell und passgenau besetzt.
Ausgangssituation: Langfristige Vakanz und steigender Handlungsdruck
Die Stelle war über einen längeren Zeitraum unbesetzt. Gleichzeitig entstand ein wachsender Druck, da Wissenstransfer bei bevorstehenden personellen Veränderungen sichergestellt werden musste.
Zum Einsatz kamen bisher klassische Recruiting-Maßnahmen:
• Printanzeigen in regionalen Medien
• Online-Jobbörsen
• punktuelle Direktansprache über externe Dienstleister
• organische Social-Media-Aktivitäten
Die Erfahrung
Trotz dieser Maßnahmen blieb der nachhaltige Erfolg aus. Die Reichweite war begrenzt und die Qualität der Bewerbungen häufig nicht ausreichend.
Gleichzeitig entstand ein erheblicher interner Aufwand durch:
Sichtung ungeeigneter Bewerbungen
wiederholte Ausschreibungen
zusätzliche Belastung der bestehenden Teams
Hinzu kam:
Externe Lösungen wie Headhunting waren kostenintensiv, ohne dauerhaft planbare Ergebnisse zu liefern.
Die zentrale Frage lautete daher:
Wie können wir als Kommune schnell passende Kandidaten erreichen – und gleichzeitig den Recruiting-Prozess effizienter und planbarer gestalten?
Ziel: Schnelle Besetzung und Sicherstellung des Wissenstransfers
Ziel war es,
• kurzfristig eine geeignete Fachkraft zu gewinnen
• den Wissenstransfer im Team sicherzustellen
• den internen Aufwand im Recruiting zu reduzieren
• und nachhaltigere Prozesse aufzubauen
Strategie: Schnelligkeit, Struktur und gezielte Ansprache
Um passende Kandidaten zu erreichen, wurde eine Recruiting-Strategie eingesetzt, die gezielt auf administrative Fachkräfte im kommunalen Umfeld ausgerichtet ist.
1. Gezielte Ansprache relevanter Zielgruppen
Potenzielle Kandidaten wurden über digitale Kanäle direkt angesprochen – auch solche, die nicht aktiv auf Jobsuche sind.
Durch verschiedene Anzeigenvarianten konnte die Ansprache kontinuierlich optimiert werden.
2. Niedrigschwelliger Bewerbungsprozess
Interessierte Kandidaten konnten ihr Interesse schnell und unkompliziert über eine digitale Bewerbungsstrecke hinterlegen.
Der Prozess ermöglichte:
• eine einfache Bewerbung ohne komplexe Einstiegshürden
• eine schnelle Erfassung relevanter Informationen
• eine erste Einschätzung der Eignung
3. Strukturierte Vorqualifizierung
Die eingehenden Bewerbungen wurden vorab geprüft und in klar strukturierten Profilen aufbereitet.
Dadurch konnte frühzeitig erkannt werden, welche Kandidaten fachlich und persönlich zur Position passen.
4. Fokus auf Geschwindigkeit und Planbarkeit
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Geschwindigkeit im Prozess. Bewerbungen konnten schnell bewertet und weiterbearbeitet werden.
Gleichzeitig entstand eine deutlich höhere Planbarkeit im Recruiting im Vergleich zu klassischen Maßnahmen.
Erfahrung aus der Praxis: Schnelle Ergebnisse durch klare Prozesse
Der Fall der Gemeinde Birkenfeld zeigt, dass auch bei administrativen Positionen eine schnelle und erfolgreiche Besetzung möglich ist – wenn die Ansprache gezielt erfolgt und Prozesse klar strukturiert sind.
Bereits innerhalb kürzester Zeit konnten passende Kandidaten gewonnen werden, wodurch die Vakanz effizient geschlossen werden konnte.
Fazit
Die Technischen Dienste Birkenfeld konnten ihre Vakanz im Bereich Einkauf & Materialwirtschaft erfolgreich und sehr schnell besetzen.
Dieser Erfahrungsbericht zeigt:
Digitale Mitarbeitergewinnung im öffentlichen Dienst ermöglicht nicht nur bessere Ergebnisse, sondern auch deutlich schnellere Besetzungen – selbst bei zuvor langwierigen Recruiting-Prozessen.
